A folha de pagamento de salários registra todas as ocorrências mensais dos funcionários de uma empresa, assumindo papel operacional, contábil e fiscal. Nela estão listados os fatos que envolveram a relação de trabalho entre o empregado e o empregador, de maneira simples e transparente, convertidos em dados numéricos, referências, porcentagens, valores etc. É dividida em duas partes: proventos e descontos. A primeira envolve salários, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem e ajuda de custo. Já os descontos podem ser quotas de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas, atrasos e vale-transporte.
Segundo o art. 225 do Decreto nº 3.048/99 todas as empresas são obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento de salários paga aos funcionários pelos serviços prestados, sendo guardada uma via da folha por ambas as partes. Sua elaboração é de suma importância para o Departamento Pessoal em razão da consolidação de todas as informações do empregado.
Quais informações constam na folha de pagamento?
Geralmente constam na folha de pagamento as seguintes informações:
- O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
- Cargo, função ou serviços prestados;
- Parcelas integrantes da remuneração;
- Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc);
- Valor líquido a ser pago;
- Descontos;
É importante lembrar que não existe um modelo oficial de elaboração da folha de pagamento, portanto, ela pode ser adaptada por cada empresa para adotar os critérios que melhor a atendem, sem que haja prejuízo das informações previstas legalmente. Com o avanço da tecnologia, as empresas hoje costumam adotar softwares específicos para a sua elaboração, otimizando a tarefa e sempre observando todos os procedimentos que uma folha manual possui. A empresa pode optar também por elaborar duas folhas de pagamentos diferentes, uma para os funcionários e outra para os contribuintes individuais (empresários e autônomos).
Elaboração da folha de pagamento
Devem constar na folha de pagamento três informações relevantes:
- A primeira refere-se ao controle de frequência do funcionário (faltas, atrasos e saídas antecipadas);
- A segunda diz respeito ao quadro de incidência, com os descontos dos encargos sociais a serem realizados;
- A terceira relaciona a forma e prazo de pagamento, que pode ser via depósito bancário na conta corrente do funcionário favorecido ou em cheque nominal. Em caso de o colaborador não ser alfabetizado, o pagamento só poderá ser feito em espécie.
- Por fim, em relação ao prazo, o pagamento deverá ser efetuado até o 5° dia útil do mês subsequente ao vencido, conforme art. 459 da CLT.
