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Nota fiscal: 4 coisas que você precisa saber

O que é?

A nota fiscal nada mais é do que um comprovante de que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço a alguém. Este documento serve como um registro da receita obtida e é essencial para apuração dos impostos decorrentes da venda de produtos ou prestação de serviços. Sua emissão é obrigatória segundo a Lei 8.846/94 – Artigo 1º, ocorrendo sempre no momento da efetivação da operação.

Quais são os tipos de Notas Fiscais existentes?

As empresas podem apresentar diversos tipos de nota fiscal de acordo com a sua atividade, sendo mais comuns as eletrônicas, como: a NF-e, a NFC-e e o SAT ECF que está substituindo o Cupom Fiscal (ECF), a NFS-e e o CT-e. Ainda existem alguns casos em que é permitida a utilização de Nota Fiscal no formato físico. A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor é um exemplo, muito utilizada pelas empresas que não estão obrigadas ao NFC-e ou ao SAT.

Por que emitir notas fiscais?

A emissão de notas fiscais, como dito no início da matéria, é a prova de que sua empresa paga os tributos devidos ao governo da forma correta. Isso gera maior confiança para os fornecedores e clientes do seu negócio. Além disso, manter as notas fiscais em dia é a base de uma contabilidade eficiente.

Como fazer a emissão do jeito certo?

Se a empresa é do ramo comercial ou industrial, então é preciso ter a inscrição estadual, normalmente solicitada automaticamente quando é feito o processo de aquisição do CNPJ na Receita Federal. De posse deste dado, é preciso então verificar se a sua empresa é obrigada a emitir notas fiscais eletrônicas ou não. No caso de empresas de serviços, a autorização ou emissão eletrônica é feita pelo site da Prefeitura no município onde está estabelecido.

Quanto às notas fiscais no formato físico, é preciso solicitar uma autorização chamada AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) e procurar uma gráfica habilitada para a impressão.

Se sua empresa for obrigada a emitir nota fiscal no formato eletrônico é preciso habilitá-la junto a SEFAZ e procurar um sistema que possa emitir esses documentos.

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Folha de pagamento de salários: Entenda como funciona

A folha de pagamento de salários registra todas as ocorrências mensais dos funcionários de uma empresa, assumindo papel operacional, contábil e fiscal. Nela estão listados os fatos que envolveram a relação de trabalho entre o empregado e o empregador, de maneira simples e transparente, convertidos em dados numéricos, referências, porcentagens, valores etc. É dividida em duas partes: proventos e descontos. A primeira envolve salários, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem e ajuda de custo. Já os descontos podem ser quotas de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas, atrasos e vale-transporte.

Segundo o art. 225 do Decreto nº 3.048/99 todas as empresas são obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento de salários paga aos funcionários pelos serviços prestados, sendo guardada uma via da folha por ambas as partes. Sua elaboração é de suma importância para o Departamento Pessoal em razão da consolidação de todas as informações do empregado.

Quais informações constam na folha de pagamento?

Geralmente constam na folha de pagamento as seguintes informações:

  • O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
  • Cargo, função ou serviços prestados;
  • Parcelas integrantes da remuneração;
  • Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc);
  • Valor líquido a ser pago;
  • Descontos;

É importante lembrar que não existe um modelo oficial de elaboração da folha de pagamento, portanto, ela pode ser adaptada por cada empresa para adotar os critérios que melhor a atendem, sem que haja prejuízo das informações previstas legalmente. Com o avanço da tecnologia, as empresas hoje costumam adotar softwares específicos para a sua elaboração, otimizando a tarefa e sempre observando todos os procedimentos que uma folha manual possui. A empresa pode optar também por elaborar duas folhas de pagamentos diferentes, uma para os funcionários e outra para os contribuintes individuais (empresários e autônomos).

Elaboração da folha de pagamento

Devem constar na folha de pagamento três informações relevantes:

  • A primeira refere-se ao controle de frequência do funcionário (faltas, atrasos e saídas antecipadas);
  • A segunda diz respeito ao quadro de incidência, com os descontos dos encargos sociais a serem realizados;
  • A terceira relaciona a forma e prazo de pagamento, que pode ser via depósito bancário na conta corrente do funcionário favorecido ou em cheque nominal. Em caso de o colaborador não ser alfabetizado, o pagamento só poderá ser feito em espécie.
  • Por fim, em relação ao prazo, o pagamento deverá ser efetuado até o 5° dia útil do mês subsequente ao vencido, conforme art. 459 da CLT.
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Execução da admissão e demissão de empregados: O que a sua empresa precisa saber a respeito?

O processo de admissão e demissão, ambos regidos de acordo com as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), envolve uma série de rotinas tanto para o empregado quanto para o empregador. Dentre elas estão os exames de admissão e demissão, obrigatórios para todos os trabalhadores com carteira registrada, sendo facultativo apenas para empregados domésticos.

ROTINA DE ADMISSÃO: COMO FUNCIONA?

Ao ser admitido, todo trabalhador deve passar por uma série de procedimentos junto à empresa que visa atender às exigências legais existentes, assim como às normas internas da empresa, de maneira que o ingresso desse funcionário ocorra com sucesso.

O exame médico admissional é uma parte de processo feito no ato da contratação. Seu objetivo é garantir a máxima assiduidade do funcionário, evitando possíveis faltas ao trabalho, decorrentes de problemas de saúde ou até mesmo em relação a possíveis incapacidades físicas que possam provocar limitação a função exercida.

QUAIS DOCUMENTOS GERALMENTE SÃO EXIGIDOS PARA A ADMISSÃO?

– Ficha de admissão devidamente preenchida com as informações do candidato a vaga. Na ficha de admissão deverão constar no mínimo os principais dados do funcionário, tais como Nome, Endereço, Estado Civil, Função, Salário (por mês, hora ou tarefa) e horário de trabalho.

– CTPS – Carteira de Trabalho e da Previdência Social (original).

– Atestado do Exame Médico Admissional.

– 1 Foto 3×4.

– Cópia da cédula de identidade (RG).

– Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF).

– Cópia do Título de Eleitor.

– Cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) – para cargo de motorista.

– Cópia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista.

– Cópia da Certidão de Casamento.

– Cópia das Certidões de Nascimento dos filhos e dependentes.

– Cópia da Carteira de vacinação Criança (para quem possui filhos de até 7 anos).

– Cópia do Cartão de Frequência escolar dos filhos que possuem entre 7 e 14 anos.

– Relação de dependentes,  identificado por nome, grau de parentesco, idade etc.

DEMISSÃO: Quando o Empregador está com a razão?

A demissão de um funcionário pode ocorrer de duas formas: com justa causa ou sem. As duas formas possuem certas peculiaridades. Abaixo reunimos as principais informações:

DEMISSÃO COM JUSTA CAUSA

Ocorre quando o funcionário comete falta grave. É importante dentro deste cenário que a empresa apresente provas relativas ao ato que motivou a demissão, como advertências por escrito, controle de ponto que revelem etc.

Vale ressaltar também que mesmo dentro dessa condição, o funcionário ainda terá alguns direitos como o pagamento de saldo de salário, férias vencidas, abono constitucional de 1/3 sobre férias vencidas e os proporcionais de férias e 13º salário.

DEMISSÃO SEM JUSTA CAUSA

Aqui, a empresa escolhe demitir voluntariamente seu funcionário ou o mesmo solicita seu desligamento. Neste caso, são concedidas ao trabalhador as seguintes obrigações:

– Aviso prévio ou aviso prévio especial, caso o empregado tenha mais de um ano na empresa.

– 13º salário proporcional.

– Férias vencidas e proporcionais.

– 1/3 sobre as férias vencidas e as proporcionais.

– Comissões (se houver)

– DSR.

– Horas extras.

– Prêmios e gratificações.

– Adicional noturno.

– Saldo de salário.

– Indenização de 40% dos depósitos do FGTS.

– Rescisão na forma do código 01.

– Fornecimento das guias de seguro-desemprego e indenizações que existam em convenções coletivas de trabalho.

Independente de ser com ou sem justa causa, o funcionário precisa realizar um exame demissional que tem a finalidade de oferecer garantias tanto para o empregado quanto para o empregador. No momento em que ocorre a demissão, o trabalhador deve apresentar plena condição de saúde para encerrar suas atividades e seguir em busca de uma nova oportunidade. Tal condição é validada pelo atestado de saúde ocupacional que é emitido em duas vias entregue a ambos (empregado e empregador).

Os exames costumam ser rápidos, onde o trabalhador preenche apenas algumas informações a respeito de seu estado de saúde atual, sendo submetido geralmente a exames respiratórios e de pressão.

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